8 Ways CRM Can Help Your Remote Team Perform at Near-Peak Efficiency

Jika sebuah perusahaan bertahan tahun ini, itu karena mereka melakukan “pekerjaan jarak jauh” dengan benar. Jujur saja – COVID-19 telah mengubah dinamika operasional setiap bisnis. Perusahaan-perusahaan yang memandang kerja jarak jauh sebagai solusi sementara dan tidak menerapkan proses yang tepat, berjuang untuk tumbuh. Tidak mengherankan, karyawan mereka tidak bahagia dan frustrasi.

Namun lanskap terpencil terlihat lebih positif. Menurut survei Intermedia, 77% pekerja jarak jauh mengatakan bahwa mereka cenderung meningkatkan pilihan kerja jarak jauh bagi karyawan mereka dalam jangka panjang. Itu langkah yang cerdas, karena 77% pekerja jarak jauh merasa lebih produktif saat bekerja dari rumah — seperti yang dilaporkan penelitian.

Meskipun positif, perpindahan mendadak ke kerja jarak jauh tidaklah mudah. Perusahaan harus menerapkan proses yang membantu karyawan mereka bekerja lebih efisien dan menyatukannya bahkan saat terpisah.

Tentu saja, melibatkan mereka dengan beberapa alat memungkinkan mereka untuk bekerja secara kooperatif sambil mencapai tujuan bersama. Tetapi jika Anda ingin membuat semuanya tetap sederhana dan membuatnya bekerja pada satu alat, maka menerapkan CRM di seluruh fungsi dapat sangat membantu dalam skenario seperti itu.

Berikut delapan cara mereka dapat membantu tim jarak jauh Anda bekerja secara efisien:

1. Memusatkan pekerjaan dan meminimalkan fragmentasi data

Meskipun tim jarak jauh Anda tidak memiliki kantor fisik untuk dikunjungi, mereka masih memerlukan pusat data bisnis dan detail proyek yang terpusat yang dapat diakses dari mana saja. Itu karena informasi yang sudah tersebar di seluruh sistem pemasaran, spreadsheet, dan email menjadi kurang dapat diakses dibandingkan sebelumnya dalam model kerja terdistribusi.

Saat data terfragmentasi, tim jarak jauh Anda tidak akan mendapatkan gambaran lengkap tentang pelanggan atau tugas yang seharusnya mereka lakukan. Tentu, beberapa perusahaan mungkin menggunakan dua perangkat lunak berbeda untuk menyimpan data proyek dan informasi pelanggan. Tetapi detail penting dan peluang penjualan potensial dapat luput dari perhatian karena fragmentasi data dan sistem tumpang tindih.

Tim jarak jauh Anda harus dilengkapi dengan semua informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien. Itulah mengapa menerapkan file sistem CRM all-in-one, yang menggabungkan dan menghubungkan data proyek dan pelanggan bersama-sama, diperlukan.

Tim penjualan, misalnya, cepat bertindak ketika mereka memiliki tampilan data terpadu secara real-time. Mereka dapat melacak laporan jalur pipa, kinerja penjualan regional, gangguan aktivitas, KPI bulanan, dan yang lainnya dalam satu sistem.

Solusi CRM memastikan keselarasan operasional saat tim penjualan jarak jauh mengetahui apa yang dilakukan setiap anggota, di mana mereka berada dengan pelanggan tertentu, dan KPI bulanan yang harus dipenuhi. Dengan begitu, tim Anda dapat terus berkinerja baik seperti halnya di kantor.

2. Menetapkan definisi dan proses standar

Pengaturan kerja jarak jauh sering menyisakan ruang untuk salah tafsir. Karena tim jarak jauh Anda tidak bertemu langsung setiap hari, masalah dapat meningkat secara eksponensial jika tidak segera ditangani. Salah satu alasan kebingungan ini adalah kurangnya kejelasan dalam terminologi atau prosedur dasar di antara pekerja jarak jauh. Itu bisa termasuk:

  • Hapus KPI dan akuntabilitas
  • Harapan pada perangkat peralatan
  • Protokol selama pelanggaran
  • Dukungan dan kebijakan SDM

Tim Anda mungkin memiliki akses ke data yang bersih dan diperbarui secara real-time. Tetapi jika mereka tidak setuju dengan definisi standar, data akan menjadi berantakan, menyebabkan inefisiensi. Tim jarak jauh Anda tidak boleh tersesat dan membantu ketika mereka sudah terjebak dengan potensi gangguan di rumah.

Bergantung pada sistem CRM, Anda dapat mencakup banyak hal — dari penggajian hingga SDM — bersama dengan tanggung jawab khusus tim. Dengan proses yang tepat pada tempatnya, dunia tim jarak jauh Anda dapat memanfaatkan sistem sebagaimana dimaksud dan itu juga, secara efisien!

3. Mendorong kolaborasi waktu nyata dan menjaga transparansi

Jelas — semakin baik tim jarak jauh dapat berkomunikasi dan berbagi data, semakin efisien mereka dapat bekerja dan memenuhi KPI mereka. Kolaborasi yang mulus sangat penting untuk kecepatan dan efisiensi tim mana pun. Sistem CRM dapat memastikan hal itu.

Ini dapat memudahkan tim Anda untuk berkolaborasi dalam peluang pertumbuhan dan kampanye dan memungkinkan berbagi wawasan, mengusulkan ide-ide baru, dan dengan cepat menemukan sumber daya dan presentasi terbaru.

Sistem CRM juga dapat memastikan tim jarak jauh berkolaborasi secara real-time pada spreadsheet tertentu, calon pelanggan dan karyawan, serta dokumen di bawah satu atap.

Misalnya, untuk tim penjualan, penting untuk terlibat dengan pelanggan secara teratur untuk menyampaikan promosi, memelihara prospek, dan menutup kesepakatan. Tim keuangan jarak jauh dapat berbagi presentasi, tagihan material, dan perhitungan dengan pemangku kepentingan untuk mengetahui apa yang terjadi di perusahaan dari perspektif keuangan.

Tim HR juga dapat menggunakan sistem CRM untuk proses perekrutan mereka dengan memberikan skor kepada kandidat berdasarkan keahlian mereka untuk mengurangi bias. Hal ini mengurangi usaha dan waktu mereka untuk mempekerjakan karyawan baru dan memastikan mereka tidak melakukan perekrutan yang buruk untuk perusahaan.

4. Memastikan masalah pelanggan ditangani dengan segera

Sistem CRM adalah keuntungan bagi tim layanan pelanggan. Lagi pula – mereka harus bekerja 24/7 dan tidak boleh melewatkan satu pun keluhan pelanggan. Apakah Anda memiliki tim layanan pelanggan terdistribusi atau yang secara geografis berada di satu tempat – sistem CRM dapat membantu mereka secara signifikan meningkatkan pengalaman pelanggan secara real-time dalam banyak hal.

Anda dapat dengan cepat menanggapi pertanyaan dan keluhan secara online. Pelanggan tidak memiliki waktu seharian untuk menunggu tim layanan pelanggan jarak jauh Anda menanggapi mereka. Faktanya, semakin cepat respons Anda, semakin baik. Selain itu, pelanggan dapat menghubungi bisnis di platform apa pun – sosial, email, obrolan langsung, pusat panggilan.

Oleh karena itu, tim Anda harus menyiapkan templat email otomatis di sistem CRM dan memiliki skrip panggilan serta tanggapan media sosial yang siap di sisinya. Plus, komunikasi yang keluar dari perusahaan Anda harus sesuai dengan nada suara merek.

Selain itu, sistem CRM terdiri dari berbagai informasi tentang pelanggan Anda, termasuk aktivitas sebelumnya, riwayat penelusuran, dan pembelian. Data ini akan membantu tim jarak jauh Anda memberikan solusi praktis untuk pelanggan yang tertekan dan memperbaruinya dengan berita perusahaan, kampanye penjualan, dan penawaran khusus.

Singkatnya, sistem CRM dapat membantu menyegmentasikan pelanggan dan menangani audiens yang tepat dengan pesan yang ditargetkan dengan cepat dan efisien.

5. Terintegrasi dengan aplikasi eksternal untuk meningkatkan fungsionalitas

Membeli sistem CRM adalah tugas yang menantang. Anda harus mengantisipasi bahwa Anda akan membutuhkan lebih banyak fitur seiring dengan pertumbuhan perusahaan seiring waktu. Tetapi seperti setiap bisnis, Anda harus memulai dari yang kecil dan membeli sistem CRM sesuai anggaran Anda yang dapat disiapkan dan dijalankan paling awal.

Saat ini, Anda mungkin membutuhkan pasangan tangan ekstra agar tim jarak jauh Anda bekerja secara efisien. Untungnya, sebagian besar sistem CRM dapat berintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga.

Misalnya, Anda dapat mengintegrasikan beberapa aplikasi produktivitas, seperti Trello, untuk mengurangi kerumitan menyulap perangkat lunak berbeda dan kehilangan jejak tugas dan tenggat waktu. Atau integrasikan aplikasi penjadwalan atau kalender dengan CRM Anda.

Jika tim jarak jauh Anda membutuhkan dukungan akuntansi yang lebih kuat — yang memungkinkan mereka menyertakan faktur, klaim pengeluaran, kuota penjualan, dan lainnya — periksa apakah sistem CRM dapat diintegrasikan dengan aplikasi Quickbooks atau Xero.

Menyatukan semua aplikasi bisnis yang relevan adalah bumbu rahasia untuk peningkatan efisiensi dan fokus kreatif tim jarak jauh Anda. Otomatiskan pekerjaan yang sibuk, tambahkan lapisan detail kontekstual dalam proses, dan penuhi tujuan dari berbagai sudut dengan menghubungkan sistem CRM Anda dengan integrasi aplikasi eksternal yang penting.

6. Menawarkan akses CRM seluler

Sudah lama berlalu adalah hari-hari ketika pekerja jarak jauh hanya akan mengakses sistem CRM dari desktop atau laptop mereka. Hari ini, 81% dari akses pengguna dari berbagai perangkat, termasuk tablet dan seluler. Menurut a Studi Forrester, 50% karyawan melihat peningkatan produktivitas mereka dengan menggunakan CRM seluler, dan bukan itu.

Pengguna CRM seluler juga mencapai hasil yang lebih tinggi dalam mengadopsi platform. Sesuai laporan Riset Inti, 65% dari tim penjualan mencapai KPI mereka, dibandingkan dengan 22% di antaranya yang menggunakan CRM non-seluler.

Tidak dapat disangkal bahwa CRM seluler memberdayakan tim jarak jauh untuk berkomunikasi lebih baik di antara mereka sendiri, dengan pelanggan, vendor, dan pemangku kepentingan, mengelola tugas secara efisien, dan tetap diperbarui dengan semua yang ada di perusahaan.

Selain itu, tim jarak jauh Anda dapat mengakses CRM di mana saja dan kapan saja — apakah mereka di dapur, di supermarket, atau saat istirahat. Ini memungkinkan mereka untuk tetap mengetahui hal-hal dan bahkan mengambil tindakan atau merespons dalam waktu darurat.

Mereka tidak perlu menunggu sampai mereka berada di depan laptop atau desktop mereka untuk memeriksa email mereka. Tidak ada celah dalam alur kerja.

7. Memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk menciptakan strategi yang lebih baik

Penting untuk bersikap fleksibel dalam pengambilan keputusan dan mengubah strategi untuk beradaptasi dengan kondisi pasar yang berkembang pada saat krisis. Berkat perangkat lunak CRM, data diperbarui secara otomatis, yang selanjutnya membantu tim jarak jauh menghapus perkiraan perkiraan untuk divisi bisnis mana pun.

Mereka dapat menganalisis tingkat interaksi pelanggan, memahami bagaimana pelanggan berpikir, dan mengantisipasi perilaku mereka — yang semuanya akan membantu bisnis Anda menjual dengan cerdas dan terlibat dalam percakapan yang relevan dengan audiens target.

Bergantung pada sistem CRM, tim jarak jauh Anda dapat menganalisis angka tersebut untuk mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dan menggunakan pelaporan yang kuat dan dasbor interaktif. Oleh karena itu, mereka dapat memanfaatkan kemampuan analitis prediktif CRM, kapan pun dan di mana pun.

Selain itu, untuk mengoptimalkan pertumbuhan, prospek membutuhkan informasi terkini tentang banyak elemen terkait kinerja di seluruh titik penjualan, saluran, kategori produk atau layanan, kampanye pemasaran, dan seterusnya. Data tersebut membantu bisnis memprioritaskan sumber daya dan aktivitas tim dengan lebih baik.

8. Mengotomatiskan tugas yang berulang

Wawasan yang ditangkap dan disimpan di CRM sangat penting untuk membangun pandangan 36 derajat dari pelanggan. Dengan memberi tim jarak jauh Anda solusi yang diperlukan untuk membangun dan membina hubungan pelanggan di pasar yang bergerak cepat, mereka dapat memimpin dari depan untuk mengubah wawasan tersebut menjadi kecerdasan, meningkatkan penyampaian layanan mereka, dan mendorong pertumbuhan bisnis.

Tetapi mereka hanya dapat melakukannya ketika mereka secara mental bebas dari melakukan tugas-tugas kasar seperti mengirim email tindak lanjut atau membuat janji temu. Tugas-tugas semacam itu tidak hanya menyita waktu tetapi juga menyita banyak tenaga karyawan.

Jika Anda ingin tim jarak jauh Anda bekerja dengan cerdas, mereka harus mengotomatiskan tugas berulang yang menghambat mereka setiap hari. Dengan menghilangkan pekerjaan rutin, mereka dapat fokus pada pekerjaan-pekerjaan penasehat kelas atas yang secara langsung meningkatkan keuntungan bisnis.

Dari penjadwalan janji, tindak lanjut email, dan pembuatan laporan hingga penulisan email, penskoran prospek, dan keluar dari pesan suara — semua aktivitas ini dan lainnya dapat diotomatiskan — terlepas dari fungsi tempat tim jarak jauh Anda bekerja.

Kesimpulannya

Tenaga kerja jarak jauh ada di sini untuk bertahan bahkan setelah pandemi. Karyawan akan terus bekerja dari berbagai lokasi, baik di rumah atau saat terbang. Mengingat mereka lebih produktif dan senang bekerja seperti itu, perusahaan harus menyediakan platform yang membantu karyawan mereka menjadi efisien dan sukses dari mana pun mereka bekerja.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *